Azərbaycanda müstəqiliyin ilk illərinə qədər arxiv işi sahəsindəki fəaliyyətin idarəedilməsi Ümumittifaq səviyyəsində qəbul edilmiş qanunvericilik aktları əsasında həyata keçirilmiş, yalnız metodiki xarakterli sənədlər ölkəmizdə hazırlanmışdır. Keçmiş Sovet respublikalarında, o cümlədən Azərbaycanda arxiv işi SSRİ Nazirlər Sovetinin 1980-cı ildə təsdiq etdiyi “Dövlət arxiv fondu haqqında” Əsasnamə ilə tənzimlənirdi. Ölkəmiz müstəqillik qazandıqdan sonra idarəetmənin bütün sahələrində olduğu kimi, arxiv işi sahəsində də yeni qanunvericilik aktlarının və normativ hüquqi sənədlərin qəbul edilməsinə zərurət yaranmışdır. Dövlət idarəetmə sisteminin əsas atributlarından olan arxivləri və arxiv işini yeni dövrün tələblərinə uyğun qurmaq və bu sahədəki fəaliyyətin daha təkmilləşdirilməsi məqsədilə 1998-ci ildə Azərbaycan Respublikasının Prezidenti Heydər Əliyevin tapşırığı ilə Milli arxiv fondu haqqında qanunun layihəsinin hazırlanmasına başlanıldı.
Arxiv işinə aid Qanun və fərmanlar
”Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanunu 1999-cu ilin iyunun 22-də Milli Məclis tərəfindən qəbul edildi və “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 iyul 1999-cu il tarixli 168 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq olundu. Beş fəsil və 23 maddədən ibarət Qanun ölkəmizdə arxiv quruculuğunun gələcək strategiyasının müəyyənləşdirdi, Milli arxiv fondunun formalaşdırılması, mühafizəsi, istifadəsi və dövlət arxiv təşkilatlarının fəaliyyəti ilə bağlı münasibətlərin tənzimlənməsində böyük rol oynadı. Qanunda arxiv işi sahəsində dövlətin vəzifələri, arxiv işinin təşkilinin vahid prinsipləri, arxiv fondu sənədlərinin tərkibi, onların komplektləşdirilməsi, uçotu, mühafizəsi və istifadəsi, bu sahə ilə bağlı mülkiyyət formalarının tənzimlənməsi, arxivlərin qorunması və inkişafına təminat, arxiv sənədlərinin xaricə müvəqqəti aparılması və xarici ölkələrin arxivlərində saxlanılan xalqımızın tarixi ilə bağlı sənədlərin surətlərinin ölkəmizə gətirilməsi, arxivçi kadrların hazırlanması kimi vacib məsələlər təsbit olunmuşdur. Qanun Milli arxiv fondunun təşkili prinsiplərini müəyyən etməklə, həm də MAF-a daxil edilən sənədlərin tərkibini, onun komplektləşdirmə mənbələrini, habelə Milli arxiv fonduna məxsus sənədlərin idarə arxivlərində müvəqqəti saxlanma müddətlərini müəyyən etdi. “Milli arxiv fondu haqqında” Qanun ölkəmizdə arxiv işi ilə bağlı bütün məsələləri əhatə etməklə onun inkişaf strategiyasını müəyyən etmiş, həmçinin respublikamızın dövlət arxivlərində qiymətli sənədlərin intensiv şəkildə cəmləşdirilməsinə, onlardan siyasi, iqtisadi, elmi və mədəni məqsədlər üçün istifadə olunmasına geniş imkanlar yaratmışdır.
“Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin təkmilləşdirilməsi haqqında“ Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2 dekabr 2002-ci il tarixli 816 nömrəli Fərmanı ölkəmizdə dövlət arxiv xidmətinin statusu və strukturunun müstəqil Azərbaycan Respublikasında gedən dövlət quruculuğu işinin tələblərinə uyğunlaşdırılmasında müstəsna əhəmiyyəti olmuşdur. Azərbaycan xalqının tarixinin ilk mənbələr əsasında öyrənilməsində və cəmiyyətin retrospektiv informasiyaya olan gündəlik tələbatının ödənilməsində Milli arxiv fondunun əhəmiyyətini nəzərə alaraq, arxiv işinin təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə qeyd olunan Fərmanla Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabineti yanında Baş Arxiv İdarəsinin bazasında Milli Arxiv İdarəsi mərkəzi icra hakimiyyəti orqanının yaradılması təmin edilmişdir. Fərman ölkəmizdə arxiv işinin təkmilləşdirilməsi, onun maddi-texniki təchizatının yaxşılaşdırılması istiqamətində geniş imkanlar açmışdır.
“Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnamənin təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 934 nömrəli Fərmanı Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabineti yanında Baş Arxiv İdarəsinin bazasında yaradılmış Milli Arxiv İdarəsinə arxiv işi sahəsində dövlət siyasətini həyata keçirən mərkəzi icra hakimiyyəti hüquqlu dövlət orqanı statusunu verdi. Əsasnamədə Milli Arxiv İdarəsinin əsas vəzifələri, funksiyaları, hüquqları, idarənin işinin təşkili prinsiplərini müəyyən edən müddəalar öz əksini tapdı.
Əsasnamə Milli Arxiv İdarəsinə arxiv işi sahəsində dövlət siyasətinin formalaşdırılmasında iştirak etmək, onun inkişafının konsepsiya və strategi-yasını hazırlamaq, Milli arxiv fondunun sənədlərinin komplektləşdirilməsi, uçotu və istifadəsinin vahid prinsiplərini müəyyən etmək, dövlət orqan-larında arxiv işini təşkilini əlaqələndirmək, Milli arxiv fondunun mərkəzləşmiş dövlət uçotunu aparmaq, beynəlxalq əlaqələr yaratmaq, arxiv işinin təşkilinə dair mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanları, idarə, müəssisə və təşkilatlar üçün icrası məcburi olan normativ hüquqi aktlar qəbul etmək kimi mühüm və geniş səlahiyyətlər verdi. Bu Əsasnamə həm də Milli Arxiv İdarəsində işin təşkili, ona rəhbərlik, struktur bölmələrin fəaliyyətinin təşkili məsələlərinin qanunvericilik qaydasında tənzimlənməsini təmin edir.
“Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin strukturu-un təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 14 iyul 2010-cu il tarixli 1015 nömrəli sərəncamı ilə Milli Arxiv İdarəsinin şöbələrdən və sektordan ibarət strukturu təsdiq edilmişdir.
Hazırda İdarənin strukturunda əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə dörd şöbə və bir şöbənin daxilində sektor mövcuddur. Şöbələrin fəaliyyəti Milli Arxiv İdarəsinin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilən əsasnamələrlə tənzimlənir.
Arxiv işinə aid qərar, qayda və proqramlar
“Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 iyul 1999-cu il tarixli 168 nömrəli Fərmanının icrasını təmin etmək məqsədi ilə Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti 2000-ci il 06 mart tarixli 32 saylı qərarı ilə aşağıdakı normativ hüquqi aktları təsdiq etmişdir:
“Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və ondan istifadə qaydaları haqqında Əsasnamə” - arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və istifadəsi qaydalarını müəyyən edir. Əsasnamədə Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsinin elmi əsasları, komplektləşdirmə prossesinə daxil edilən işlər, komplektləşdirmə mənbələrinin müəyyənləşdirilməsinin meyarları, sənədləri Milli arxiv fonduna daxil olmaqla özlərində daimi mühafizə edən təşkilatlar, sənədlərin bir arxivdən digərinə təhvil verilməsinin qaydaları, həmçinin Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsi üçün həyata keçirilməli olan tədbirlər, arxiv binalarına qoyulan tələblər, arxiv sənədlərindən istifadənin təşkilinin forma və metodları, şəxsi və ailə həyatı haqqında informasiya daşıyıcılarının istifadəsinə qoyulan məhdudiyyətlər barədə normalar müəyyən edilmişdir.
“Arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi Qaydası” – Arxiv fondu sənədlərinin Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi işinin təşkili prinsiplərini, meyarlarını və qaydalarını müəyyən edir. Qaydalara əsasən sənədlər Milli arxiv fondunun tərkibinə elmi və əməli dəyərinin ekspertizası keçirilməklə daxil edilir. Qaydalarda Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbələrinin müəyyən edilməsi, sənədlərin tərkib və dəyərinin ekspertizası, dövlət mühafizəsinə qəbul üçün seçilməsi, ekspertizası işinin, ekspert komissiyaların fəaliyyətinin təşkili, nəticələrinin rəsmiləşdirilməsi qaydası, saxlanma müddətləri bitmiş sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması və digər məsələlər barədə normalar təsbit edilmişdir.
“Qeyri-dövlət arxiv fondlarının mühafizəsi üzrə Qaydalar”- “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa uyğun olaraq Milli arxiv fondunun qeyri-dövlət hissəsinin mühafizəsi qaydalarını müəyyən edir. Qaydalarda qeyd edilir ki, dövlət mülkiyyətində olmayan idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan arxiv fondları Milli arxiv fondunun qeyri-dövlət hissəsini təşkil edir və onların mühafizəsinə mülkiyyətçi təşkilat məsuliyyət daşıyır. Qaydalarda həmçinin qeyri-dövlət təşkilatlarının arxiv sənədlərinin Milli arxiv fonduna daxil edilməsi, həmin sənədlərə mülkiyyətçi hüququnun dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına verilməsi qaydası, ləğv edilmiş qeyri-dövlət təşkilatlarının sənədlərinin mühafizəsinin təşkili məsələlərinə dair müddəalar öz əksini tapmışdır.
“Aşkar edilmiş və ya tapılmış arxiv sənədlərini aşkar edən və ya tapan şəxsləri mükafatlandırma Qaydası” - Azərbaycan Respublikası ərazisində və onun hüdudlarından kənarda Azərbaycan xalqının tarixi və mədəniyyətinə aid qiymətli sənədləri aşkar edən və ya tapan şəxslərin mükafatlandırılması qaydalarını müəyyən edir. Burada eyni zamanda aşkar edilmiş sənədlərin elmi, tarixi, mədəni əhəmiyyətinin müəyyənləşdirilməsi, uçota alınması və mükafatlandırma məsələsinin rəsmiləşdirilməsinin hüquqi normaları və qaydaları yer alır.
“Dövlət arxiv fondu sənədlərindən istifadə Qaydaları”- hüquqi və fiziki şəxslərin dövlət arxiv fondu sənədlərindən istifadə qaydalarını müəyyən edir. Qaydalarda hüquqi və fiziki şəxslərin, o cümlədən xarici ölkə vətəndaşlarının arxiv sənədlərindən istifadə formaları, dövlət arxivlərin oxu zallarında tədqiqatçılarla işin təşkili, arxiv sənədlərindən elmi əsərlərdə, sənəd nəşrlərində istifadə edilməsi, müəlliflik hüququ ilə bağlı tələblər və arxiv sənədlərindən istifadə ilə əlaqəli digər məsələlər tənzimlənir.
“Beynəlxalq əməkdaşlıq məqsədi ilə sənədlərin və kolleksiyaların xaricə müvəqqəti aparılması Qaydası”- “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Oanununun müddəalarına uyğun olaraq hüquqi və fiziki şəxslər tərəfindən arxiv işi sahəsində beynəlxalq əməkdaşlıq məqsədi ilə Milli arxiv fondu sənədlərinin və sənəd kolleksiyalarının orijinal və ya onları əvəz edən nüsxələrinin müvəqqəti olaraq xaricə aparılması qaydasını müəyyən edir. Qaydalarda xaricə müvəqqəti aparılacaq sənədlər ilə bağlı aidiyyəti dövlət orqanlarından razılığın alınması, xaricə aparılacaq sənədlərin siyahılarının hazırlanması, onların uçotu, sənədlərin Azərbaycan Respublikasının hüdudlarından kənara çıxarılmasının müddəti, ölkəyə qaytarılması ilə bağlı aidiyyəti dövlət orqanlarının məlumatlandırılması və digər məsələlər təsbit edilmişdir.
“Arxiv xidməti təşkilatlarının maddi-texniki təchizatının təkmilləşdirilməsi, arxiv xidmətinin lazımi binalarla təmin olunması, mövcud arxiv binalarında təmir və bərpa işlərinin aparılması, arxiv işçilərinin sosial vəziyyətinin yaxşılaşdırılması üzrə Proqram” Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2004-cü il 16 fevral tarixli 12 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir. Proqramın əsas vəzifəsi ölkəmizdə arxiv işini hərtərəfli inkişaf etdirmək, sənədlərin mühafizəsi üçün lazımi maddi-texniki baza yaratmaq, dövlət arxivlərini müvafiq binalarla təmin etmək, mövcud binaları əsaslı təmir etmək və müasir tipli texniki avadanlıqlarla təmin etmək olmuşdur. Proqrama uyğun olaraq respublikamızın dövlət arxivlərinin binaları əsaslı şəkildə təmir edilmiş, bir neçə filial üçün yeni arxiv binası tikilmiş və arxivlərin müasir texniki avadanlıqlarla, kompüterlərlə təchizatı təmin edilmişdir.
“Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin strukturuna daxil olmayan tabeliyindəki qurumların Siyahısının təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 25 aprel 2011-ci il tarixli 57 nömrəli Qərarı – Milli Arxiv İdarəsinin tərkibinə daxil olan dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının şəbəkəsini müəyyən edir. Bu siyahıya Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivləri, Azərbaycan Respublikası Dövlət Arxivinin filialları, Azərbaycan Respublikasının sənədləri dəyişən tərkibli şəhər və rayon dövlət arxivləri, Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxiv İdarəsi, Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxivi və sənədləri dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivləri, həmçinin Milli Arxiv İdarəsinin yanında təsərrüfathesablı təşkilat kimi fəaliyyət göstərən İdarə sənədlərini qaydaya salan mərkəz daxil edilmişdir.
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2020-ci il 12 fevral tarixli 1815 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı” qəbul edilmişdir. Dövlət Proqramının məqsədi arxiv işi sahəsində həyata keçirilən islahatların davamlılığını, dövlət arxiv təşkilatlarının fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsini, cəmiyyətdə arxiv işinin rolunun və arxivçi peşəsinin nüfuzunun artırılmasını, Azərbaycan Respublikasının maddi-mənəvi sərvəti olan Milli arxiv fonduna aid sənədlərin toplanılmasını, sistemləşdirilməsini, dövlət mühafizəsinə daimi qəbulunu, qeydiyyatını və onlardan səmərəli istifadəni təmin etməkdən ibarətdir.
Milli Arxiv İdarəsinin Kollegiyasının Qərarları ilə təsdiq olunmuş normativ hüquqi sənədlər
“Dövlət orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi Siyahısı və onun tətbiq olunmasına dair Göstəriş” - “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnamənin 9.3-cü bəndinə uyğun olaraq Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının 12 aprel 2016-cı il tarixli 3/1 nömrəli Qərarı ilə təsdiq etmişdir. Siyahıya Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan və komplektləşdirmə mənbəyi siyahısına daxil edilməyən təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan eynitipli idarəçilik, elmi-texniki və istehsal prosesində yaranan sənədləri daxil edilmiş və sənədləşmə prosesini tənzimləyən normativ sənədlər nəzərə alınmaqla onların saxlanma müddətləri müəyyən edilmişdir.
Siyahı funksional-sahə prinsipi üzrə tərtib edilmiş və idarəetmə sisteminin ümumi fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun bölmə və yarımbölmələrdən ibarətdir. Siyahının ümumi müddəalar bölməsində onun tətbiqi qaydaları, sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsinin prinsipləri, onların daimi saxlanmaq üçün seçilməsi işinin təşkili, məhv edilmək üçün ayrılması və rəsmiləşdirilməsi qaydaları təsbit olunmuşdur. Siyahı dövlət orqanlarında, idarə, müəssisə və təşkilatlarda sənədlərin dəyərinin ekspertizası, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və daimi saxlanmaq üçün seçilməsi işində istifadə üçün nəzərdə tutulmuşdur. Siyahıdan həmçinin təşkilatlarda yaranan sənədlərin (işlərin) saxlanma müddətləri göstərilməklə nomenklatur siyahılarının tərtib edilməsi, habelə sahə siyahılarının hazırlanmasında normativ hüquqi sənəd kimi istifadə edilir.
“Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə arxiv işinin təşkilinə dair Təlimat - “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnamənin 9.3-cü bəndinə uyğun olaraq Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının 12 iyun 2017-ci il tarixli 5 nömrəli Qərarı ilə təsdiq etmişdir. İdarə arxivlərində sənədlərin mühafizəsi, uçotu, dəyərinin ekspertizası, saxlama vahidlərinin formalaşdırılması və təsviri, arxiv sənədlərindən istifadə, onların dövlət mühafizəsinə təhvil vermək üçün hazırlanması və təhvil verilməsinin norma və qaydalarını müəyyən edir.
"Arxiv arayışlarının, arxiv sənədlərindən çıxarışların, arxiv sənədlərinin surətlərinin verilməsi üçün müraciətin və sənədlərin qəbulu üzrə İnzibati Reqlament" - “Dövlət orqanlarının və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslərin elektron xidmətlər göstərməsinin təşkili sahəsində bəzi tədbirlər haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2011-ci il 23 may tarixli 429 nömrəli Fərmanının 2-1-ci bəndinin icrasının təmin edilməsi məqsədilə, “Mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslər tərəfindən konkret sahələr üzrə elektron xidmətlər göstərilməsi Qaydaları”nın və “Elektron xidmət növlərinin Siyahısı”nın təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2011-ci il 24 noyabr tarixli 191 nömrəli Qərarının 40-cı bəndinin icrasını təmin etmək məqsədilə hazırlanmış və Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının 25 dekabr 2013-cü il tarixli Q-04 nömrəli Qərarı ilə təsdiq etmişdir. Azərbaycan Respublikasının hüquqi və fiziki şəxslərinə arxiv arayışlarının, arxiv sənədlərindən çıxarışların, arxiv sənədlərinin surətlərinin verilməsi üçün müraciət və sənədlərin qəbulu qaydalarını müəyyən edir.
Elmi-tədqiqat və digər məqsədlərlə arxiv sənədlərindən istifadə edilməsi üçün müraciətin və sənədlərin qəbulu üzrə İnzibati Reqlament” - “Dövlət orqanlarının və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslərin elektron xidmətlər göstərməsinin təşkili sahəsində bəzi tədbirlər haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2011-ci il 23 may tarixli 429 nömrəli Fərmanının 2-1-ci bəndinin icrasının təmin edilməsi məqsədilə, “Mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslər tərəfindən konkret sahələr üzrə elektron xidmətlər göstərilməsi Qaydaları”nın və “Elektron xidmət növlərinin Siyahısı”nın təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2011-ci il 24 noyabr tarixli 191 nömrəli Qərarının 40-cı bəndinin icrasını təmin etmək məqsədilə hazırlanmış və Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının 25 dekabr 2013-cü il tarixli Q-04 nömrəli Qərarı ilə təsdiq etmişdir. Azərbaycan Respublikasının hüquqi və fiziki şəxslərinin elmi-tədqiqat və digər məqsədlərlə Azərbaycan Respublikasının Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə etmələri üçün müraciət və sənədlərinin qəbulu qaydalarını müəyyən edir.
“Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondunun tərkibi və məzmunu haqqında məlumatların verilməsi üzrə inzibati reqlament” - “Dövlət orqanlarının və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslərin elektron xidmətlər göstərməsinin təşkili sahəsində bəzi tədbirlər haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2011-ci il 23 may tarixli 429 nömrəli Fərmanının 2-ci və 2-1-ci hissələrinin icrasının təmin edilməsi məqsədilə Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2016-cı il 27 aprel tarixli 1993 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş “Açıq Hökümətin təşviqinə dair 2016-2018-ci illər üçün Milli Fəaliyyət Planı”nın 1.1-ci bəndini, “Mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları və Azərbaycan Respublikasının Prezidenti tərəfindən yaradılan publik hüquqi şəxslər tərəfindən konkret sahələr üzrə elektron xidmətlər göstərilməsi Qaydaları”nın və “Elektron xidmət növlərinin Siyahısı"nın təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2011-ci il 24 noyabr tarixli 191 nömrəli Qərarının 40.3-cü bəndinin icrasını təmin etmək məqsədilə hazırlanmışdır. Hüquqi və fizki şəxslərə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin “Elektron Arxiv Məlumat Sistemi” Dövlət İnformasiya Ehtiyatından istifadə etməklə Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondunun tərkibi və məzmunu haqqında məlumatın verilməsi qaydalarını müəyyən edir.
"Dövlət arxivlərinin oxu zallarında sənədlərdən istifadə Qaydaları" - Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Kollegiyasının 26 noyabr 2015-ci il tarixli, 5/2 № li Qərarı ilə təsdiq edilmişdir. Bu qaydalar dövlət arxivlərinin oxu zallarında (nümayiş zalları, fonosənədlərin dinlənilməsi otağı və s.) bütün istifadəçilərin (bundan sonra istifadəçilər) Dövlət Arxiv Fondunun özündə dövlət sirrini əks etdirməyən, Azərbayan Respublikasının Qanunvericiliyi ilə istifadəsinə məhdudiyyət qoyulmayan arxiv sənədlərindən, soraqçalarından, elektron məlumat bazasından istifadə etmə prinsiplərini və prosedurlarını tənzimləyir.
Arxiv işi ilə əlaqəli digər qanunvericilik aktları
Müasir dövrdə arxiv sahəsinin hüquqi bazası yalnız arxivlərlə bağlı olan qanunvericilik aktları ilə məhdudlaşmır. Ölkədə mövcud olan bir çox qanunvericilik aktları birbaşa və yaxud dolayı olaraq arxiv məsələlərinin tənzimlənməsinə imkan verir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları arxiv işi ilə bağlı konkret məsələlərin həlli zamanı arxiv məsələlərini tənzimləyən əsas qanunvericilik aktları ilə yanaşı, həm də sahə ilə əlaqəli olan “Dövlət sirri haqqında”, “Dövlət rüsumu haqqında”, “Müəlliflik və əlaqəli hüquqlar haqqında”, “Vətəndaşların müraciətləri haqqında”, ”Hüquqi şəxslərin dövlət qeydiyyatı və dövlət reyestri haqqında”, “Daşınmaz əmlakın dövlət reyestri haqqında”, “İnzibati icraat haqqında”, “İnformasiya əldə etmək haqqında”, “Kitabxana işi haqqında”, “Nəşriyyat işi haqqında”, “Muzeylər haqqında”, “Mədəniyyət haqqında”, “Tarix və mədəniyyət abidələrinin qorunması haqqında” və s. Qanunlardan və qanunvericilik aktlarından istifadə edir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları eyni zamanda öz fəaliyyətlərinin təşkilində “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ın, “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyatı haqqında qaydalar”ın, “Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə məxfi sənədlərlə iş üzrə kargüzarlığın aparılması qaydası”nın, “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciəti ilə bağlı kargüzarlığın aparılması qaydası”nın, “Elektron sənədlərin mübadiləsi qaydası”nın, “Daşınar əmlakın rəsmi reyestrləri, onların tərtib edilməsi və aparılması Qaydaları”nın və digər normativ hüquqi sənədlərin tələblərini nəzərə alır.